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FAQ - Fragen & Antworten

Unsere erfahrenen Mitarbeiter haben hier für Sie die häufigsten Fragen zum Thema "Versenden elektronischer Rechnungen mit SIGNAMUS" und "Empfangen elektronischer Rechnungen mit SIGNAMUS" zusammengestellt.

1. Für welche Unternehmen eignet sich SIGNAMUS?
SIGNAMUS eignet sich für alle Unternehmen, die Rechnungen elektronisch versenden und/oder empfangen wollen. Unabhängig ob Sie 2 oder 2 Mio. Rechnungen signieren, versenden oder empfangen möchten.

2. Müssen die elektronischen Rechnungen ein bestimmtes Dateiformat haben, um signiert werden zu können?
Nein, es können praktisch alle Datenformate elektronisch signiert werden. Jedoch hat es sich herausgestellt, dass verschiedene Datei-Formate und Programme für die Signatur ungeeignet sind. So werden zurzeit Dokumentenformate von Word (.doc) und Excel (.xls) sowie ausführbare Dateien (.exe), nicht signiert. Wir empfehlen auch für den Empfänger einfach lesbare, international standardisierte und marktgängige Formate zu wählen, wie z.B. XML-, TIFF- oder PDF-Dateien.
Wenn gewünscht kann SIGNAMUS für Sie auch die Konvertierung von Daten übernehmen. Sprechen Sie uns hierzu bitte einfach an und fordern Sie ein unverbindliches Angebot an. Sie erreichen uns unter info(at)signamus.de oder über das Kontaktformular.

3. Dürfen die Rechnungsdateien eine maximale Größe nicht überschreiten?
Die maximale Größe einer Datei, die von SIGNAMUS verarbeitet werden soll, beträgt 15 MB (Megabyte). Auf Anfrage können auch größere Dateien verarbeitet werden. Bitte kontaktieren Sie uns bei Bedarf über das Kontaktformular oder per Email an info(at)signamus.de.
Die Transaktionspreise von SIGNAMUS basieren auf einer maximalen Dateigröße von 1024 KB. D.h. pro angefangene 1024 KB berechnen wir Ihnen eine Transaktion. Bei einer Datei mit einer Größe von 1536 KB wären dies zwei Transaktionen. Im Allgemeinen entspricht eine durchschnittliche Rechnung im PDF-Format ca. 100 KB, so dass ausreichend Reserve, auch für umfangreiche Rechnungen, berücksichtigt wird.

4. Muss ich meine Rechnungsempfänger darüber informieren, dass ich in Zukunft elektronische Rechungen schicke?
Ja, sie müssen Ihre Rechnungsempfänger formlos darüber informieren. Eine schriftliche Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand ist nicht erforderlich. Nach unseren Erfahrungen ist es sinnvoll die elektronische Rechnungsstellung bereits bei Vertragsschluss zu vereinbaren oder in Ihren AGB zu vermerken.

5. Wie lange dauert die Signaturerstellung?
Die Erstellung einer Signatur dauert in der Regel nur wenige Sekunden. Das SIGNAMUS Rechenzentrum ist speziell auf die Erstellung von hohen Volumen an Signaturen ausgelegt.

6. Wie lange dauert die Signaturprüfung?
Die Prüfung einer Signatur dauert in der Regel nur wenige Sekunden. Das SIGNAMUS Rechenzentrum ist speziell auf die Prüfung von hohen Volumen an Signaturen ausgelegt.

7. Kann ich auch mehrere Rechnungen, z.B. 50, 100, 1.000 oder mehr Rechnungen (Dokumente) auf einmal übermitteln?
Ja, auch die Übermittlung hoher Rechnungsmengen (Dokumentenmengen) ist möglich. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlungsgeschwindigkeit in der Regel auch von der Geschwindigkeit Ihrer Internetanbindung abhängig ist. Dies ist besonders dann zu berücksichtigen, wenn Sie die Anbindung über ein virtuelles Laufwerk nutzen.
Bei größeren Rechnungsmengen (Dokumentenmengen) empfehlen wir die Anbindung über E-Mail/SMTP oder SOAP. Wir beraten Sie gerne, welche Anbindung für Ihr Volumen und interne IT-Umgebung am besten geeignet ist. Kontaktieren Sie uns einfach unter info(at)SIGNAMUS.de oder über das Kontaktformular.

8. Was passiert, soweit ich das SIGNAMUS Onlinearchiv nutze, mit meinen Daten, wenn ich nicht mehr Kunde bei Ihnen bin?
Wenn Sie den SIGNAMUS Cloudservice nicht mehr benötigen und Ihren Zugang kündigen, haben Sie ausreichend Gelegenheit alle Daten vom SIGNAMUS Dienst auf Ihre eigenen, lokalen Systeme zu übertragen. Bis zur Sperrung Ihres Zugangs können Sie diese Übertragung jederzeit vornehmen, es sind keine besonderen Programme, Freigaben, Prozesse dafür notwendig – Ihre Daten bleiben für Sie jederzeit bis zur Auflösung Ihres Kontos im Zugriff.

9. Wie kann ich meine Rechnungsdaten mit SIGNAMUS austauschen?
Rechnungsdaten können mit SIGNAMUS auf verschiedenen Wegen ausgetauscht werden. Für den direkten Datenaustausch steht über eine WebDAV-Schnittstelle ein virtuelles Laufwerk zur Verfügung. Darüber hinaus können Daten auch über die SMTP-Schnittstelle per E-Mail an SIGNAMUS gesandt und von dort wieder empfangen werden. Für tiefe Integration in vorhandene Prozesse SIGNAMUS darüber hinaus eine SOAP-Webservice-Schnittstelle.

10. Wie kann die WebDAV-Schnittstelle genutzt werden?
Die WebDAV-Schnittstelle kann grundsätzlich mit jedem Betriebsystem genutzt werden, welches das WebDAV-Protokoll mit Authentifizierung und SSL unterstützt. Daneben steht die SIGNAMUS-Zugangssoftware bereit, welche die entsprechenden Funktionen mitbringt und nach Installation ein entsprechendes virtuelles Laufwerk bereitstellt.

11. Was ist bei der Nutzung der SMTP-Schnittstelle zu beachten?
Die Rechnungsdaten werden über eine gesicherte Verbindung an die mitgeteilte E-Mail-Adresse von SIGNAMUS gesendet. Die Authentifizierung ebenso wie die Steuerung der Signaturerstellung und/oder der Signaturprüfung erfolgt über entsprechende Einträge in den Kopfzeilen (Header) der einzelnen E-Mails. Diese sind selber nicht Bestandteil der eigentlichen E-Mail und sind auch nicht in einer E-Mail-Ansicht sichtbar. Mit dieser Methodik wird eine sehr detaillierte Steuerung des Prozesses durch den Kunden möglich.

12. Wie nutze ich die SOAP-Cloudservice-Schnittstelle vom SIGNAMUS?
Für SIGNAMUS wird eine Cloudservice-Beschreibungsdatei im Format WSDL bereitgestellt. Mit dessen Hilfe kann die Cloudservice-Schnittstelle in dafür geeignete Entwicklungsumgebungen schnell und einfach implementiert werden. Auf dieser Basis kann dann die eigene Anwendung die notwendigen Funktionen zum Signieren, Prüfen und Archivieren über die SIGNAMUS-Funktionen aufrufen.
Eine ausführliche Beschreibung der SOAP-Schnittstelle, sowie die WSDL-Spezifikation steht für Sie hier zum Download bereit.

13. Wie kann ich archivierte Daten von SIGNAMUS abrufen?
SIGNAMUS stellt archivierte Daten über die WebDAV-Schnittstelle bereit. Diese liegen sortiert nach Jahr, Monat und Tag vor. So lassen sich die Daten einfach, schnell und systemneutral langfristig abrufen.