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Rechnungen gemäß Steuervereinfachungsgesetz & EU Directive 2012/45/EU

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Am 23. Sept. 2011 haben der Deutsche Bundestag und der Bundesrat dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz setzt die Bundesregierung die Vorgaben der neuen EU-Richtlinie (EU Council Directive 2010/45/EU vom 13. Juli 2010) in nationales Recht um.

Die neue EU Council Directive 2010/45/EU ersetzt die bisher für alle europäischen Staaten geltende EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EC). Die EU Council Directive 2006/112/EC hatte im Jahr 2006 bereits die ursprüngliche Europäische Rechnungsrichtlinie 2001/115/EG ersetzt. Diese hatte bereits im Jahr 2001 den Grundstein für die elektronische Rechnungsstellung in Europa gelegt.

Authentizität & Integrität elektronischer Rechnungen
Wie auch alle vorherigen EU Rechnungsrichtlinien, fordert die neue EU Council Directive 2010/45/EU, dass die Integrität und Authentizität elektronischer Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum nachgewiesen werden kann. Dies gilt sowohl für den Versender, als auch den Empfänger einer elektronischen Rechnung.

Zum Nachweis der Authentizität und Integrität können gemäß der neuen EU Council Directive 2010/45/EU drei unterschiedliche Verfahren gewählt werden.

Nachweis der Authentizität & Integrität

Folgende drei Verfahren definiert die EU Council Directive 2010/45/EU:

1.     Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
2.     Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
3.     „innerbetriebliche Kontrollverfahren“, die die Authentizität und Integrität gewährleisten

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz setzt die Bundesregierung die Vorgaben der EU Council Directive 2010/45/EU um und akzeptiert ebenfalls diese drei Verfahren zum elnvoicing.

Internationale eInvoicing Prozesse

Eine garantierte, einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen ist ohne landesspezifische Steuerrisiken jedoch weiterhin nur auf Basis qualifizierter Signaturen oder EDI Verfahren gewährleistet. Dies betont auch das Ministerium speziell in der Begründung des Steuervereinfachungsgesetzes (s. Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe b).

Im Steuervereinfachungsgesetz öffnet das Bundesfinanzministerium als neuen dritten Weg zusätzlich die Verwendung „innerbetrieblicher Kontrollverfahren“ und erfüllt damit die Auflagen der Europäischen Union. Das Ministerium lässt, wie übrigens auch die aktuelle EU Council Directive 2010/45/EU, völlig offen wie die neuen „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ ausgestaltet werden müssen, um die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen zu garantieren. Dadurch trägt der Steuerpflichtige über Jahre das Risiko der Anerkennung seiner "selbstdefinierten" innerbetrieblichen Kontrollverfahren.

Innerbetriebliche Kontrollverfahren

Trotz der bestehenden Risiken kann der neue Weg über innerbetriebliche Kontrollverfahren für kleinere, nicht international tätige, Unternehmen eine Alternative darstellen. Integrität und Authentizität der Rechnungen sind aber auch hier immer sicherzustellen.

AuthentiDate berät Unternehmen gerne und effizient bei der Umsetzung „innerbetrieblicher Kontrollverfahren“ und bringt die Erfahrungen aus zahlreichen eInvoicing Projekten in die Gestaltung der Prozesse ein.

Revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen bleibt Pflicht

Unabhängig vom eingesetzten Verfahren müssen Rechnungsversender und -empfänger elektronische Rechnungen mindestens 10 Jahre revisionssicher, d.h. auf einem unveränderbaren Speicher, aufbewahren. Ein Ausdruck in Papierform ist nicht zulässig.

Die Archivierung kann im Unternehmen selbst, unter Verwendung geeigneter revisionssicherer Speichermedien, oder bei einem Archivdienstleister, wie z.B. SIGNAMUS, erfolgen.